Vést si poctivě to do list je skvělý způsob, jak si udržovat přehled o všem, co je potřeba zařídit – o vašich cílech a výzvách. Ovšem není nic horšího, když váš seznam spíše roste než ubývá. Důležité je, aby vám byl opravdu dobrým pomocníkem a nikoliv brzdou.
To znamená, že by měl být především realistický a splnitelný. Ideálně krátký, stručný a výstižný. Když si na sepíšete úplně všechno, co potřebujete udělat, možná se budete cítit produktivně, ale z dlouhodobého hlediska to povede jen ke stresu a chaosu. Potřebujete si vytvořit správnou strategii se kterou všechno překonáte.
Sepište si vše, co máte na srdci
Asi nikoho nepřekvapí, že nejlepší způsob je začít s většími věcmi, které potřebujete udělat, a ty si pak rozložit na menší úkoly. To už vás určitě někdo někdy učil. Jedním z největších problémů tradičních to do listů je, že se z nich stává spíše takový „seznam potravin“. Vypíšete si vše, co musíte udělat a pak bloumáte a odškrtáváte úkoly tak, jak se objeví.
Otevřete si zápisník nebo bullet journal a na začátek napište den v týdnu. Vypište si vše, co musíte udělat, všechny cíle, které potřebujete daný den/týden/měsíc splnit, ať už jsou malé nebo velké. Vezměte si pero a prostě pište. Dostaňte to z hlavy.
Uspořádejte si svůj to do list podle priorit.
Teď nastal čas si svůj seznam rozdělit podle pravidla 1-3-5. Což znamená 1 velký úkol, 3 střední úkoly a 5 malých.
Během dne pak začnete u prvního velkého úkolu. Půjde o nějakou část Vašeho dlouhodobého cíle nebo nejtěžší úkol, který na seznamu máte. Nenechávejte tyto položky na konci seznamu, ale vždycky s nimi odstartujte.
Pak tři “střední” úkoly – to jsou věci, které musíte během dne udělat, ale nezaberou již tolik času. Přidělte jim nějaký časový úsek ať se nezaměstnáváte příliš dlouho jednou záležitostí.
A nakonec pět malých úkolů, jako třeba poslání emailů, kontrola a další drobnosti, které rychle odškrtnete.
Naučte se fungovat s pravidlem „R-D-D“
Existuje jedno pravidlo, které byste měli aplikovat na každý svůj to do list. Je to pravidlo R-D-D neboli Rollover, Delegate, and Drop. Když toho máte moc, snaha splnit vše, co máte na seznamu, dokáže vyvolat pořádný stres. Podle studií většina lidí nechává 41 % svých úkolů nedokončených. Je čas podívat se na svůj seznam a být realistický. Co byste si měli přenést na zítra a co budete skutečně schopni splnit?
Některé věci bude třeba udělat ještě ten den a nelze si je dovolit přesunout, a právě zde přichází na řadu delegování. Pokud vám spousta drobností odčerpává čas, využijte ho moudře a delegujte.
A konečně, pokud trávíte spoustu času převalováním něčeho a nedaří se vám to dokončit, někdy se na to prostě musíte vykašlat. Dbejte na to, abyste nevynechávali ty největší úkoly na seznamu úkolů. To jsou věci, u kterých se musíte ujistit, že jsou na prvním místě, ale pokud jde o malé nepodstatné položky, někdy na ně můžete zapomenout. Klíčové je mít ten správný instinkt a vědět, co je zbytečné, ještě předtím, než to přidáte na seznam.
Udělejte si to jednoduché
Pracujete na seznamu úkolů a možná právě koukáte na něco, co nemá konce, ale to vás nebude motivovat k tomu, abyste vůbec něco udělali. Vezměte si to do list z poznámkového bloku a zapište si ho do plánovače co nejjednodušeji. Buďte konkrétní a realističtí. Delší seznamy ponechávají více prostoru pro to, aby se věci nestihly.
Rubrika FashionBizz vzniká za spolupráce s agenturou Brunch Marketing, kde naleznete vše ze světa marketingu a businessu.
