V představách jsem ten typ člověka, který hravě zvládá splnit vše na seznamu úkolů a ještě si najde čas na péči o sebe. Ve skutečnosti mě ale dlouhé seznamy velmi stresují, snadno mě uvedou do paniky a ztrácím hlavu, pokud si nedopřeji dostatek odpočinku. Zjevně jsem ještě nezvládla osvojit si mentalitu „pracuj chytřeji, ne tvrději“.
Přesto jsem během let objevila několik univerzálních návyků, které vám pomohou maximalizovat produktivitu a zároveň si zachovat rovnováhu. Zde jsou mé osvědčené postupy:
- Znát své vrcholné hodiny Možná vás to překvapí, ale není nutné být ranní ptáče. Je důležité znát svůj biologický rytmus – tedy kdy jsme nejvíce bdělí a soustředění. Já například využívám dopoledne na rutinní úkoly jako odpovídání na e-maily a schůzky, zatímco náročnější práci si nechávám na pozdní odpoledne, kdy jsem nejproduktivnější.
- Vylepšit seznamy úkolů Osvědčilo se mi vést oddělené seznamy pro osobní a pracovní úkoly. V pracovním seznamu mám dva sloupce – jeden pro větší projekty a druhý pro jejich konkrétní části a požadavky. Úkoly řadím podle důležitosti a naléhavosti – nejdříve ty časově citlivé s okamžitými důsledky, pak důležité ale nenaléhavé, následují naléhavé ale méně důležité, a nakonec ty, které mohou počkat.
- Soustředit se na současný úkol Když je seznam úkolů dlouhý, snadno nás to může zahltit. Proto se soustředím pouze na aktuální úkol. Nezabývám se celkovým obrazem a množstvím práce. Zaměřuji se na jeden úkol v daný moment podle priority. Není důležité množství splněných úkolů, ale jejich kvalita.
- Využívat časové bloky Přeskakování mezi různými úkoly vyčerpává a snižuje produktivitu. Proto si den rozděluji do časových bloků (například 6:00-9:00, 9:00-12:00 a 13:00-17:00) a v každém bloku se věnuji podobným činnostem. Tím dokážu udělat více práce v kratším čase.
- Plánovat dopředu Když přesně vím, co mě čeká hned po probuzení, ušetří mi to čas i energii. Předem si připravuji rozvrh, který zahrnuje naléhavé osobní i pracovní úkoly, volnočasové aktivity a péči o sebe. Plánuji si jídlo na celý týden, večer si připravím oblečení a na konci pracovního dne si sepíšu úkoly na další den.
- Udržovat rovnováhu mezi prací a osobním životem Je mylné se domnívat, že jediná cesta k úspěchu vede přes workoholismus. Práce na úkor spánku je receptem na vyhoření. Proto si dávám povolení odpojit se od práce. Díky tomu začínám každý den odpočatá, silnější a motivovanější.
- Mít speciální nástroj pro soustředění I já občas pocítím odpolední útlum. V takových chvílích pomáhá krátká energická procházka, hudba v pozadí, hluboké dýchání nebo více vody. Je důležité mít v záloze něco, co nám pomůže obnovit energii.
- Zaměřit se na úsporu energie, ne času Když mluvíme o produktivitě, často se soustředíme na „úsporu času“. Důležitější je ale šetřit energií. Investice do energie znamená, že dokážeme udělat více za kratší dobu. Nejproduktivnější dny často přicházejí po dovolené nebo dlouhém víkendu. Proto se soustředím na činnosti, které mi energii dodávají, a vyhýbám se těm, které mě vyčerpávají.
Tajemství produktivity spočívá v práci na plný potenciál. Znát své vrcholné hodiny, vědět, kdy si vzít pauzu, a umět správně stanovit priority. S těmito návyky budete brzy plnit úkoly a dosahovat cílů efektivněji než kdy předtím.
